Un mediu de lucru ordonat este esential nu doar pentru a avea eficienta si productivitate in munca ci si pentru sanatatea psihica si fizica a persoanei, amplificand in acelasi timp creativitatea si gandirea strategica. Asadar, un birou bine organizat inseamna in primul rand o compatibilitate intre activitatile pe care le desfasori la masa de lucru, respectiv, instrumentele, obiectele si modul in care acestea sunt aranjate, in asa fel incat sa-ti fie usor accesibile, in ordinea prioritatilor.
In continuare, am detaliat cativa pasi utili si usor de aplicat pe care sa-i urmezi pentru a-ti sporti eficienta si calitatea muncii dar si pentru un a te bucura de un climat mental relaxat si echilibru emotional.
1. Sorteaza obiectele si documentele in functie de importanta si frecventa cu care le utilizezi
Primul pas este sa fac o curatenie generala atat pe birou cat si in spatiul acestuia de depozitare, aruncand toate hartiile si obiectele pe care nu le mai folosesti. Abia apoi urmeaza procesul de stocare si organizare a documentelor dupa o ierarhie a prioritatilor, incepand cu sertarul de jos pe care sa-l folosesti precum o arhiva si continuand cu obiectele pe care le folosesti mai putin frecvent, pana la cele de care ai nevoie zilnic. Pe suprafata de lucru pastreaza, pe cat posibil, un stil minimalist care sa iti confere spatiul necesar pentru a functiona cat mai structurat si creativ. Asadar, nu vei avea nevoie decat de o lampa pentru birou, un laptop, cateva carti si documente pe care le folosesti frecvent si instrumente de scris. Acestea sunt doar cateva obiecte adecvate unui birou conventional insa tu stii cel mai bine care sunt obiectele prioritare de care ai nevoie in activitatea pe care o desfasori. Ideea de baza e sa pastrezi pe birou nu mai mult de 5 obiecte.
2. Ia-ti un cos de gunoi incapator si scapa in mod constant de toate obiectele nefolositoare
Un cos de gunoi de dimensiuni mari iti permite sa scapi imediat de maruntisurile nefolositoare, evitand astfel sa umpli biroul cu mototoale de hartie sau ambalaje. Asadar, obiceiul de a arunca surplusul de pe suprafata de lucru precum si de a mentine curatentia in mod constant, te poate scuti de mult timp si effort investit intr-un proces general de reordonare si reorganizare a biroului. Citeste acest articol si vezi mai multe sfaturi simple si practice pentru a avea un birou ordonat si bine organziat.
3. Evita sa printezi prea multe documente si insuseste-ti obiceiul de a “atinge hartia doar odata”
Dincolo de faptul ca a folosi strictul necesar de hartie este un obicei befenif pentru mediu, tenacurile uriase de hartii depozitate pe birou nu fac decat sa te constranga si sa-t lase impresia ca depui o munca sisifica, fara sfarsit. Asadar, evita sa printezi e-mail-uri sau alte documente de care nu ai neparat nevoie in format fizic, amagindu-te ca le vei citi mai tarziu. De asemenea, obisnuieste-te sa pui fiecare document in dosarul sau specific imediat dupa ce l-ai folosit, fara a-l pune “temporar” in tavita de documente.
In concluzie, daca tot mai des preferi sa lucrezi in alt mediu, ca de pilda intr-o cafenea, decat la biroul tau personal, sau daca pierzi timp pretios cautand acel anume document ascuns in sertarele ticsite cu obiecte nefolositoare e timpul sa intervi cu o operatiune serioasa de curatenie si reorganizare a mediului de lucru.
Sursa imagine: Unsplash.com
20